Đã bao giờ bạn trở về nhà mà tâm trí vẫn còn “vương vấn” “rối bời” với hàng loạt công việc tại công ty hoặc bạn đã từng phải ở lại văn phòng đến tận khuya để giải quyết xong công việc thậm chí là mang việc về nhà làm vào buổi tối. Tất cả những điều này xảy ra có phải là do bạn chưa phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên, đâu là việc cần phải làm ngay, đâu là việc có thể làm sau đó?

Sếp giao bạn thực hiện một báo cáo trước ban giám đốc trong hai ngày tới. Trong khi đó bạn còn công việc tồn đọng rất nhiều. Trước tình huống như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung. Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là vài trong số nhiều nguyên nhân tạo ra những áp lực trong công việc. Đây được xem là hệ quả của việc có quá nhiều thứ phải làm trong khi quỹ thời gian quá hạn hẹp. Để giải quyết vấn đề này, trước hết chúng ta cần phân loại công việc. Công cụ để phân loại đó chính là ma trận Eisen Hower. Tên của phương pháp này là tên của người tạo ra công cụ, đó cũng chính là tổng thống của Hoa Kỳ. Theo phương pháp này, việc quan trọng là việc bạn cần dành thời gian chứ không phải là việc khẩn cấp. Bởi vì việc quan trọng thường ít khi khẩn cấp và việc khẩn cấp thì thường ít khi quan trọng. Để làm được điều này trong khi bạn có quá nhiều công việc với thời gian hoàn thành dày đặc, bạn cần xác định được đâu là việc quan trọng. Việc quan trọng là việc mà sau khi hoàn thành bạn sẽ có kết quả gần với mục tiêu đã đặt ra. Bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay mục tiêu trong công việc. Nó mang lại những giá trị giúp giải quyết nhiệm vụ, mục tiêu có tính dài hạn. Việc khẩn cấp là những việc mang tính chất cần sự chú ý ngay tức thì và kết quả công việc thường gắn với người khác, mục tiêu của người khác thông qua email, điện thoại, tin nhắn,…

Tất cả những công việc bạn phải sắp xếp ra và phân vào các ô: ô thứ nhất là những công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp. Đây là những công việc không đoán được thời điểm xảy ra, ví dụ như chăm sóc cho người thân bị ốm, cuộc họp quan trọng, email quan trọng hoặc xung đột với khách hàng cần phải xử lý. Những công việc đoán trước được thời điểm xảy ra như sinh nhật của con cái, sinh nhật của công ty, kỷ niệm ngày cưới thuộc ô thứ hai (Ô thứ hai là ô quan trọng nhưng không khẩn cấp). Những công việc tồn đọng do lười hoặc thói quen chây ì của bạn: lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình ….thuộc nhóm công việc ở ô thứ 3 (ô thứ 3 là ô không quan trọng nhưng khẩn cấp). Đối với công việc ở ô thứ nhất và ô thứ 2 là cần phải thực hiện ngay nhưng nhóm công việc ở ô thứ ba có thể nên chuyển sang ô thứ 2. Đối với nhóm công việc ở ô thứ 3 cần cố gắng làm càng nhanh càng tốt hoặc uỷ quyền cho người khác làm đồng thời học cách nói không để khéo léo từ chối một cách lịch sự nhất. Ô cuối cùng đó chính là những công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp. Dành thời gian cho những mục này là tối thiểu nhất vì chúng không mang lại kết quả gì đáng kể: buôn chuyện, lướt facebook, đọc báo lá cải…Khi bạn có ý định làm những công việc ở nhóm thứ 4 bạn cần tự hỏi, liệu những công việc này sẽ mang lại lợi ích gì cho bản thân mình. Nếu lợi ích không có hoặc rất nhỏ, thậm chí là có hại cho bản thân thì kiên quyết bỏ qua và chọn những công việc khác.

Các bước sắp xếp công việc theo ma trận EisenHower

Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc của cá nhân của đội nhóm mà bạn cần phải làm

Bước 2: Phân loại công việc vào ô ma trận Eisenhower

Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Bước 4: Làm

Để tập trung hoàn thành công việc mà không gặp phải gián đoạn nào, bạn có thể áp dụng theo phương pháp Pomodoro. Phương pháp này rất đơn giản để áp dụng. Khi bạn phải đối mặt với một nhiệm vụ lớn hoặc một chuỗi nhiệm vụ thì chia các nhiệm vụ ra thành những nhiệm vụ nhỏ để làm trong một khoảng thời gian ngắn. Và xen giữa những khoảng thời gian ngắn đó là những kỳ nghỉ ngắn. Phương pháp này sẽ huấn luyện não bộ của bạn tập trung làm việc trong một thời gian ngắn và sẽ giúp bạn rơi vào tình trạng là các công việc đến hạn chót rồi cần phải hoàn thành. Và bạn cũng được thường xuyên nạp lại năng lượng cho mình. Bạn có thể cải thiện sự tập trung và làm giàu năng lượng cho bản thân bằng phương pháp Pomodoro. Có 6 bước để bạn thực hiện phương pháp Pomodoro này:

Bước 1: Chọn một nhiệm vụ bạn mong muốn hoàn thành

Bước 2: Cài đặt đồng hồ Pomodoro ở chế độ 25 phút

Bước 3: Hoàn thành nhiệm vụ đến khi đồng hồ báo hết giờ

Bước 4: Khi hoàn thành một kỳ làm việc (tức là một Pomodoro), hãy đánh dấu vào giấy/ bản theo dõi.

Bước 5: Hãy giải lao ngắn trong một khoảng thời gian 5 phút

Bước 6: Sau khi hoàn thành 4 Pomodoro hãy giải lao dài 20 phút.

Chủ đề Đổi mới sáng tạo trong quản trị nguồn nhân lực do bà Nhàn Katherine - Thành viên hội đồng chuyên gia Học viện đào tạo Quốc tế Smart Way; Nhà huấn luyện Quốc tế về bán hàng và lãnh đạo chia sẻ- sẽ giúp bạn có thêm kiến thức trong quản lý nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.

Chi tiết truy cập: https://phobienkienthuc.doimoisangtao.vn, đây cũng là địa chỉ giới thiệu các chủ đề phổ biến kiến thức trực tuyến và trực tiếp do Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với các đối tác tổ chức đồng thời là địa chỉ ghi nhận, tổng hợp các nhu cầu bổ sung kiến thức của cộng đồng về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Thông tin chi tiết liên hệ: 028.3825.8857 – truyenthong@cesti.gov.vn.