Quản trị chất lượng đóng vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, … nhằm thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Do vậy, việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng nhằm không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ là một việc làm cấp thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Có 10 hệ thống giúp bạn quản trị chất lượng hiệu quả tại doanh nghiệp.

1. Công cụ PDCA (Plan – Do – Check – Act)

PDCA là cụm từ viết tắt của Plan (thiết lập kế hoạch) – Do (triển khai kế hoạch đã được thiết lập) – Check (đánh giá kết quả triển khai thực tế) – Act (thay đổi, cải tiến). Khi làm bất kỳ công việc nào, đầu tiên bạn cần lên kế hoạch (Plan), sau đó là thực hiện (Do) theo kế hoạch đã lập và trong quá trình thực hiện, chúng ta phải thường xuyên kiểm tra (Check) xem đúng kế hoạch không. Nếu đúng thì tiếp tục, nếu chưa cần hành động (Act) cải tiến và cứ thế thực hiện theo chu trình khép kín này. Đây là bốn yếu tố thiết yếu của triết lý sản xuất tinh gọn mà nhiều doanh nghiệp, tập đoàn đã áp dụng thành công, đặc biệt là các doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để cải tiến liên tục con người và quy trình trong một tổ chức, doanh nghiệp. Tác giả của chu trình này là Walter Shewhart và sau đó được phát triển bởi William Deming, chu trình PDCA đã trở thành một khuôn khổ rộng rãi cho những cải tiến không ngừng trong sản xuất, quản lý và các lĩnh vực khác.

2. Công cụ 5S

5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). 5S chính là sự sạch sẽ ngăn nắp của nơi làm việc, tại nhà máy hoặc nếu bạn kinh doanh online là sự sạch sẽ ngăn nắp trên trang thương mại điện tử của bạn để khách hàng dễ tìm, dễ thấy. Đây là phương pháp quản lý (sản xuất), công cụ quản lý theo phương pháp Nhật Bản. Phương pháp này là cơ sở cho các hệ thống và triết lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing.

3. Công cụ Kaizen (Công cụ cải tiến liên tục)

Kaizen được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai - liên tục và zen - cải tiến, nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công ở nhiều công ty lớn tại Nhật Bản như Toyota, Canon, Honda,...Tới nay, công cụ này đã được nhiều doanh nghiệp trên thế giới, trong đó có Việt Nam áp dụng.

4. Công cụ QC/ ISO 9001 (Kiểm soát chất lượng)

Công cụ QC (Quality Control) – hay còn gọi là Công cụ Kiểm soát chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Các công cụ này được hình thành khi Nhật Bản trải qua cuộc cách mạng lớn về chất lượng và đã trở thành một chủ đề bắt buộc trong chương trình đào tạo công nghiệp tại đất nước này. Ở Châu Âu và thế giới thường hay sử dụng ISO 9001. Đặc biệt, nếu đơn vị nào sản xuất kinh doanh lĩnh vực thực phẩm thì áp dụng những hệ thống như an toàn vệ sinh thực phẩm, hoặc hệ thống chuyên sâu như ISO 22000.

5. Công cụ IE/ VMS (Kỹ thuật công nghiệp)

IE là viết tắt của industrial engineering. Đây là phương pháp sử dụng tổng hợp các công cụ nhằm xác định các lãng phí, các hoạt động không tạo giá trị gia tăng sản phẩm/dịch vụ, cải tiến các hoạt động tại doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Sắp xếp các thiết bị, vị trí máy trong nhà máy, trong công ty sao cho dòng chảy đó là ngắn nhất, trôi chảy nhất, không đi theo hình ziczac sẽ gây ra nhiều lãng phí. Đối với nhiệm vụ mang tính chất quá trình, các hoạt động trong công ty, chúng ta có thể áp dụng VSM: sơ đồ chuỗi giá trị. Tức là chúng ta vẽ sơ đồ, dựa vào đó, những hoạt động nào thật sự không mang lại giá trị chúng ta sẽ loại bỏ.

6. Hệ thống SS (Hệ thống kiến nghị)

Đây là hệ thống luôn kêu gọi các thành viên của công ty đưa ra những ý tưởng sáng tạo, cải tiến, Hình thức này giống hộp thư cải tiến, hộp thư góp ý mà chúng ta vẫn thường thấy.

7. Nhóm chất lượng QCC (team work)

Những người làm việc ở những vị trí giống nhau, có thể hàng tuần hoặc hàng tháng họp cùng nhau và tìm cách cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

8. LEAN/ TQM/ SIX SIGMA/TPM/BSC&KPI/OGSM

Lean có nghĩa là làm tinh gọn và tinh gọn hơn bằng cách loại bỏ những gì không tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp. Theo Lean trong quản lý và sản xuất bao gồm bảy loại lãng phí lớn (sản xuất dư thừa, gia công dư thừa, hàng tồn kho, làm lại/ sửa sai, chờ đợi, sự vận chuyển và thao tác dư thừa). Kiểm soát được lãng phí và biến lãng phí đó thành lợi nhuận chính là mục tiêu khi áp dụng Lean Manufacturing.

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM - Total Quality Management) là quá trình liên tục phát hiện và giảm hoặc loại bỏ các lỗi trong sản xuất, tinh giản quá trình quản lý chuỗi cung ứng, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp luôn luôn được đào tạo thường xuyên.

Six Sigma (6 Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng bằng cách dựa trên thống kê để tìm ra lỗi (khuyết tật), xác định nguyên nhân của lỗi và xử lý lỗi nhằm làm tăng độ chính xác của quy trình.

Những công ty có nhiều thiết bị tự động nên áp dụng TPM. Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể – TPM (Total Productive Maintenance) là một phương pháp quản lý được áp dụng đầu tiên tại Nhật Bản, sau đó được phổ biến, áp dụng rộng rãi trong các ngành sản xuất công nghiệp trên toàn thế giới.

Balanced Scorecard (còn gọi là “Thẻ điểm cân bằng”, viết tắt là BSC) và Key Performance Indicators (còn gọi là “Chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động”, viết tắt là KPI) đã được biết đến là phương pháp và công cụ quản trị hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp trong hoạch định, triển khai chiến lược và quản trị kết quả công việc.

OGSM là một phương pháp giúp hoạch định mục tiêu, triển khai và kiểm soát chiến lược cho tổ chức. Đó là viết tắt của 4 từ: Objectives, Goals, Strategies, Measures.

9. JIT (Sản xuất vừa đúng lúc)

Đây là loại hình sản xuất không kho hoặc tồn kho rất ít nên chi phí rất thấp. Nhật Bản có các hãng Toyota, Nissan, Honda đi theo hệ thống quản lý này nên chất lượng rất cao và giá cả hợp lý hơn.

10. Công cụ Malcom Baldrige

Đây là công cụ quản trị chất lượng toàn diện, bao gồm 7 khía cạnh: vai trò lãnh đạo, hoạch định chiến lược, hiểu khách hàng và thị trường, đo lường phân tích và quản lý tri thức, phát triển nguồn nhân lực, quản lý quá trình, quản lý kết quả hoạt động của công ty.

10 công cụ này đại diện cho các loại hệ thống trên thế giới hiện nay. Mục đích của nó là nhân rộng các yếu tố thành công trong doanh nghiệp. Trong đó công cụ 1đến 5 là công cụ cơ bản và không có công cụ nào cao cấp hơn công cụ nào mà tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của công ty. Nếu công ty của bạn rất lộn xộn và dễ bị mất hình ảnh khi khách hàng tới thăm, chúng ta nên thực hiện 5S hoặc trong quá trình làm việc nhân viên của bạn rất lãng phí cho việc luôn luôn phải tìm dụng cụ, luôn luôn phải tìm hồ sơ thì áp dụng 5S. Còn nếu chúng ta không tuân thủ kế hoạch, không làm tốt kết hoạch do sếp đưa ra thì hãy tuân thủ PDCA hoặc nếu chất lượng có vấn đề thì áp dụng ISO. Nếu áp dụng tốt các công cụ cơ bản thì sẽ rất thuận lợi để áp dụng các công cụ tiếp theo. Công cụ 6 & 7 là công cụ trung gian. Công cụ 8-10 là công cụ thuộc nhóm quản lý nâng cao. Điều đó có nghĩa là trong quá trình kiểm soát công ty, để kiểm soát được chất lượng dịch vụ luôn luôn giống nhau, nhất là lúc số lượng tăng lên, để đảm bảo chất lượng bạn nên áp dụng các công cụ này. Tuy nhiên, chúng ta phải áp dụng theo thứ tự. Chúng ta cần áp dụng các công cụ cơ bản trước, sau đó mới áp dụng các công cụ nâng cao. Ví dụ, hiện nay nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng chưa đúng nên chưa hiệu quả. Từ đó, các doanh nghiệp kết luận là các công cụ này không hữu ích. Ví dụ hiện nay rất nhiều doanh nghiệp áp dụng công cụ KPI ở số 8 nhưng PDCA, 5S, ISO chưa áp dụng. Điều đó làm cho đánh giá KPI dễ xảy ra tranh cãi và cuối cùng không mang lại hiệu quả cho công ty.  Hoặc có những công ty chia sẻ rằng đang áp dụng Lean production trong khi 5S lại chưa áp dụng.

Chủ đề Quản lý chất lượng cho doanh nghiệp do Ông Trần Đình Cửu - Chuyên gia tư vấn Quản trị Doanh nghiệp về năng suất, chất lượng, lợi nhuận; Giám đốc Công ty TNHH Tư Vấn Trần Đình Cửu – chia sẻ, gồm 7 chuyên đề, sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về năng suất chất lượng để áp dụng vào cuộc sống và công việc của mỗi cá nhân, tổ chức.

Chi tiết truy cập: https://phobienkienthuc.doimoisangtao.vn, đây cũng là địa chỉ giới thiệu các chủ đề phổ biến kiến thức trực tuyến và trực tiếp do Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với các đối tác tổ chức đồng thời là địa chỉ ghi nhận, tổng hợp các nhu cầu bổ sung kiến thức của cộng đồng về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Thông tin chi tiết liên hệ: 028.3825.8857 – truyenthong@cesti.gov.vn.