Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (mục 7, điều 1, chương 1, Luật doanh nghiệp 2020). Hiện nay các doanh nghiệp trên thị trường đa số đều thực hiện quá trình sản xuất và kinh doanh, cung cấp các dịch vụ thế mạnh để sinh lời. Những doanh nghiệp này được xem là một tổ chức kinh tế vị lợi. Bên cạnh đó cũng có những doanh nghiệp hoạt động không vì mục đích lợi nhuận. Và dù là hình thức doanh nghiệp nào và dù là doanh nghiệp truyền thống hay doanh nghiệp khởi nghiệp đều cần tiến hành đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật. Đối với những bạn chưa bao giờ làm hồ sơ thành lập doanh nghiệp, có thể bạn sẽ nghĩ rằng việc này rất khó khăn với nhiều thủ tục giấy tờ phức tạp nhưng trên thực tế việc này khá đơn giản và bạn hoàn toàn có thể tự mình làm được.

Trình tự đăng ký thành lập: chúng ta cần chuẩn bị hồ sơ theo các danh mục sau đó nộp hồ sơ bằng hình thức online hoặc trực tiếp, tiếp theo chuyên viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cuối cùng là chúng ta nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký thành lập

Đối với doanh nghiệp tư nhân, thủ tục tương đối đơn giản, chúng ta chỉ cần chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp theo mẫu và chuẩn bị bản sao các giấy tờ chứng thực của cá nhân chủ sở hữu. Chúng ta có thể chọn một trong 3 loại giấy tờ: chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc là hộ chiếu. Lưu ý là tất cả các loại giấy tờ này phải còn hiệu lực.

Đối với loại hình trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần hợp doanh, về cơ bản hồ sơ của các loại hình doanh nghiệp này là tương đối giống nhau. Hồ sơ cần thiết vẫn là giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp theo mẫu và Điều lệ công ty (điều này là bắt buộc). Trong điều lệ, chúng ta thể hiện từ tên công ty, địa chỉ, số vốn, quy cách hoạt động, các chức danh, quyền và nghĩa vụ, thậm chí là những hạn chế về chuyển nhượng cổ phần hoặc là các chế độ báo cáo tài chính, quản lý sổ sách… các bản sao hợp lệ của các giấy tờ chứng thực cá nhân. Vì các loại hình công ty này, chủ sở hữu có thể là một tổ chức (tức là chúng ta có thể dùng một công ty để mở tiếp một công ty khác), do vậy chúng ta cần có người đại diện theo ủy quyền cũng như các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền này. Tiếp theo, chúng ta phải cung cấp được Quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy tờ tương đương khác/ điều lệ hoặc tài liệu tương đương. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của các tổ chức này (nếu cần thiết) và văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người đại diện theo ủy quyền.

Cách thức nộp hồ sơ

Trước đây chúng ta chủ yếu là nộp hồ sơ giấy, do vậy chúng ta phải in rất nhiều hồ sơ, tài liệu và mỗi lần cần điều chỉnh chúng ta tốn rất nhiều thời gian. Hiện nay chúng ta hoàn toàn có thể nộp hồ sơ thông qua ba phương án:

Thứ nhất là nộp hồ sơ theo cách truyền thống hay còn gọi là nộp hồ sơ giấy

Bước thứ nhất là nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (thông thường là nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của Tỉnh hoặc Thành phố). Sau khi hoàn tất nộp phí, lệ phí theo quy định, chúng ta sẽ nhận giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ, trong Biên nhận sẽ ghi ngày hẹn trả kết quả đăng ký doanh nghiệp. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ số hóa hồ sơ hợp lệ lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkykinhdoanh.gov.vn. Theo ngày hẹn chúng ta đến tiếp nhận giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc trong quá trình đăng ký chúng ta đăng ký nhận qua đường bưu điện sau 03 ngày làm việc.

Thứ hai là chúng ta sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh. Tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản đăng ký thành lập một doanh nghiệp hoặc chúng ta điều chỉnh nội dung đăng ký kinh doanh của một doanh nghiệp mà chúng ta đã thành lập. Theo cách này, chúng ta sẽ kê khai thông tin tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh. Sau khi có tài khoản chúng ta kê khai toàn bộ thông tin của doanh nghiệp mà chúng ta đang muốn thành lập, tải văn bản điện tử gửi vào tài khoản được cấp. Sau đó chúng ta sẽ nhận được xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Và kết quả là nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử (qua mail hoặc qua tài khoản đăng ký kinh doanh). Khi hồ sơ đã được xem xét là hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin tới cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp (chúng ta thường gọi là mã số thuế). Khi Phòng Đăng ký kinh doanh hoàn tất, họ sẽ thông báo qua mạng điện tử về thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chúng ta sẽ in và nộp một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy kèm theo Giấy biên nhận, hoàn tất nghĩa vụ về Phí, lệ phí nhà nước. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ đối chiếu giữa hồ sơ điện tử đã nộp và hồ sơ giấy để trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. So với phương án truyền thống thì phương án này hiệu quả và tiện lợi hơn, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả các bên.

Cách thức cuối cùng là chúng ta sử dụng chữ ký số công cộng. Chữ ký số công cộng chúng ta sẽ đăng ký tại các điểm chuyên cung cấp chữ ký số công cộng. Sau khi có chữ ký số công cộng chúng ta tiến hành kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi đăng ký thành công chúng ta sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử và hoàn tất các thủ tục về phí, lệ phí nhà nước. Khi hồ sơ đã hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin lên cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Và cuối cùng Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp. Với cách này chúng ta trực tiếp ký chữ ký số lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không cần phải nộp bất kỳ hồ sơ giấy nào. Tùy vào điều kiện thực tế để chúng ta có thể chọn bất kỳ hình thức nào thuận tiện nhất trong quá trình đăng ký kinh doanh. Thông thường chúng ta sẽ có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau 3 ngày nộp hồ sơ đăng ký hợp lệ.

Trong một số trường hợp như chuyển đổi loại hình hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (như đổi ngành nghề, đổi cổ đông sáng lập, tăng vốn điều lệ, đổi trụ sở, …), chúng ta làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh và cũng nộp hồ sơ theo một trong ba cách thức trên.

Thủ tục sau thành lập

Sau khi thành lập doanh nghiệp, chúng ta tiến hành kiểm tra thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký của doanh nghiệp, nếu phát hiện sai sót cần làm thủ tục điều chỉnh ngay những điều thiếu sót và hoàn tất đăng tải thông tin. Khắc con dấu và hoàn tất thủ tục thông báo mẫu dấu. Treo biển hiệu công ty. Đăng ký mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, thông báo số tài khoản. Đăng ký sử dụng dịch vụ thuế điện tử. Đăng ký khai thuế lần đầu và đóng môn bài cho doanh nghiệp.  Đặt in hóa đơn VAT, thông báo và phát hành hóa đơn. Xây dựng, thông báo thang lương, bảng lương. Khai trình sử dụng lao động lần đầu. Đăng ký nội quy lao động nếu sử dụng 10 lao động thường xuyên trở lên. Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động. Hoàn tất góp vốn và xây dựng sổ cổ đông.

Chủ đề về pháp lý khi thành lập và vận hành doanh nghiệp, với 9 chuyên đề do bà Đinh Thị Quỳnh Như, Giám đốc Công ty An Luật và ông Lâm Tuấn Minh - CEO LP Investment & Consulting, Thành Viên Tổ Hợp LP Group chia sẻ- sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về pháp lý trong hành trình khởi nghiệp.

Chi tiết truy cập: https://phobienkienthuc.doimoisangtao.vn, đây cũng là địa chỉ giới thiệu các chủ đề phổ biến kiến thức trực tuyến và trực tiếp do Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với các đối tác tổ chức đồng thời là địa chỉ ghi nhận, tổng hợp các nhu cầu phổ biến kiến thức của cộng đồng về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Thông tin chi tiết liên hệ: 028.3825.8857 – truyenthong@cesti.gov.vn