Các bước thực hiện 5S trong doanh nghiệp

Nhằm thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, giải pháp để doanh nghiệp hay tổ chức tồn tại và phát triển một cách bền vững đó là cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cao (Quality), giá cả hợp lý (Cost) và giao hàng đúng hạn (Delivery). Để hiện thực hoá được điều đó, mỗi doanh nghiệp luôn phải xem xét đến các phương án như: phát triển thị trường mới, tìm thêm khách hàng mới, đầu tư máy móc, công nghệ, thiết bị hiện đại, cắt giảm chi phí đầu vào (nguyên liệu, nhân công, ..vv)…Nâng cao năng suất chất lượng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp thông qua công cụ 5S là một trong những cách khá phổ biến hiện nay.

5S là một trong những công cụ hỗ trợ sản xuất tinh gọn. Với công cụ này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí cũng như tăng hiệu suất, hiệu quả hoạt động. 5S là 5 chữ cái đầu của 5 từ tiếng Nhật - một công cụ trong các công cụ thuộc Kaizen (SEIRI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng). 5S được khởi nguồn sáng tạo và áp dụng đầu tiên tại Tokyo-Nhật Bản. Bởi những lợi ích vượt trội 5S đã được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới trong đó có Việt Nam.

1. SEIRI -Sàng lọc

Sàng lọc là quá trình “tách riêng những thứ không cần thiết ra và loại bỏ chúng”. Tách riêng những thứ cần thiết và không cần thiết (tiêu chuẩn loại bỏ). Chỉ giữ lại những thứ cần thiết trong hiện tại. Những thứ không cần thiết (là những thứ không được sử dụng trong việc vận hành hiện tại) phải được dời đi để tối ưu hóa không gian.

Hình:  Sàng lọc không phải là tổ chức lại (sắp xếp lại, chất hàng lại)

2. SEITON-Sắp xếp

Sắp xếp có nghĩa là “một nơi dành cho mọi thứ và mọi thứ đều có thể được lấy dễ dàng bất cứ khi nào ta cần.”

Hình: Ví dụ về sắp xếp khay đựng dụng cụ: Các dụng cụ được đặt trên khay vừa với hình dạng của chúng, phù hợp với 3 nguyên tắc quản lý “3 Tei” (đúng vị trí, đúng vật, đúng số lượng) và ai cũng có thể dễ dàng nhận ra vị trí để trả lại dụng cụ.

Cách thức phân loại và bố trí vật dụng cần thiết: Các doanh nghiệp nên bố trí các vật dụng theo mức độ nhu cầu sử dụng. Ví dụ các vật dụng thường xuyên sử dụng (hàng ngày, hàng tuần) sẽ bố trí gần nơi có nhu cầu sử dụng. Các vật dụng thỉnh thoảng sử dụng (hàng tháng) sẽ bố trí ở xa. Các vật dụng ít khi sử dụng (hàng năm) sẽ bố trí tại kho với nhãn mác nhận dạng, số lượng, thời gian lưu và tên người quản lý để dễ dàng kiểm soát.

Hình: Ví dụ về sắp xếp các dụng cụ văn phòng phẩm: Các dụng cụ văn phòng được đặt theo hình dáng của nó, tuân theo nguyên tắc quản lý 3Tei (đúng vị trí, đúng vật, đúng số lượng). Ai cũng có thể biết nơi trả dụng cụ văn phòng. Có thể nhìn thấy ngay dụng cụ văn phòng bị đặt sai chỗ.

Hình: Ví dụ về màu sắc và đường chéo giúp dễ nhận biết nơi để hồ sơ/tài liệu ban đầu:  Có xu hướng trả hồ sơ/tài liệu đúng nơi quy định. Mọi người đều thấy được chỗ sắp xếp sai. Bỏ cửa tủ giúp dễ nhận biết nơi để hồ sơ/tài liệu ban đầu.

Hình: Ví dụ về sắp xếp dụng cụ vệ sinh: Thể hiện vị trí của các thiết bị vệ sinh bằng con số và màu sắc. Mọi người đều có thể trả các thiết bị này về đúng chỗ theo con số và màu sắc để tạo xu hướng trả thiết bị vệ sinh về đúng chỗ của nó, Ai cũng thấy được thiết bị nào bị đặt sai chỗ.

3. SEISO -Sạch sẽ

Sạch sẽ là “giữ các vật dụng quanh bạn và tại nơi làm việc sạch sẽ để có thể sử dụng bất cứ lúc nào”. Điều này cũng có nghĩa là vệ sinh có “ý thức”, triệt tiêu nguồn gây bẩn.

Hình: Ví dụ các nhà sản xuất thực phẩm không chỉ đặc biệt chú ý tới máy móc và nơi làm việc sạch sẽ mà còn chú ý tới quần áo dành cho khách.

Để có thể giữ gìn sạch sẽ, các công ty nên tạo điều kiện để có thể vận hành bất cứ lúc nào. Đồng thời, tạo môi trường sạch sẽ sau khi vận hành xong. Bên cạnh đó cần phải đảm bảo vận hành và sạch sẽ đi đôi với nhau (quản lý các thiết bị vệ sinh) cũng như loại bỏ việc đặt tạm thời và trong thời gian ngắn. Xác định và cải thiện các nguồn gốc gây bẩn để ngăn các vết bẩn tích tụ. Thực hiện các giải pháp ngăn ngừa rò rỉ dầu khi phát hiện. Phân chia rõ các vùng trách nhiệm để vệ sinh.

4. SEIKETSU - Săn sóc

Săn sóc là “duy trì điều kiện sạch sẽ cho mọi người (3S được duy trì)”.

Hình: Ví dụ về thực hiện 2S (3S), thẻ đỏ + bản đồ 5S duy trì không để trở lại điều kiện cũ

Các đặc điểm chính của săn sóc bao gồm: Đảm bảo các chỗ không sạch phải được chú ý tới, ví dụ, dùng màu sáng cho máy móc và trang phục làm việc; phân rõ phạm vi trách nhiệm cho mỗi nhân viên và mỗi bộ phận (khu vực, tủ, máy móc, etc.); giải thích rõ ràng quy định để duy trì 3S, ví dụ, các tiêu chuẩn loại bỏ và người chịu trách nhiệm vệ sinh; Làm cho mọi người có thể hiểu tình trạng đúng. Sử dụng nhãn dán và hình ảnh để giúp mọi người nhận ra tình trạng đúng (đặt mọi thứ đúng nơi của nó); Các nhà quản lý phải kiểm tra thường xuyên (áp dụng PDCA).

5. SHITSUKE - Sẵn sàng

Sẵn sàng là “tạo thành thói quen, nề nếp khi thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ dẫn”. Để tạo ra một nơi làm việc mà mọi thành viên trong đó đều thực hiện những điều đúng một cách tự nhiên thì phải kiên trì đến khi mọi người có thể thực hiện được & kiên trì theo thời gian.

Các đặc điểm chính của “sẵn sàng” gồm: Thiết lập các quy định thực tế (những quy định có quá khó khăn không?, có quá phức tạp không?, có quá nhiều quy định không?); Giải thích các quy định, nội quy cho mọi người (những qui định này có được truyền đạt đúng không?, mọi người có thể hiểu được ngay khi nhìn thấy không?); kiểm tra việc tuân thủ các quy định (các nhà quản lý quan sát cấp dưới).

Trong 5S thì 2S (SEIRI & SEITON) là 2 bước cực kỳ quan trọng khi thực hiện. Và để thực hiện thành công 5S cần có sự tham gia của tất cả mọi người, đặc biệt là cấp quản lý, trong đó không ai đóng vai trò quan sát viên. Quản lý phải là người làm gương, tiên phong trong việc thực hiện. Đồng thời phải luôn có sự cam kết và hỗ trợ liên tục từ các cấp lãnh đạo và bắt đầu bằng việc truyền thông, đào tạo.

Chủ đề năng suất chất lượng do các chuyên gia chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về năng suất chất lượng để áp dụng vào cuộc sống và công việc của mỗi cá nhân, tổ chức.

Chi tiết truy cập: https://phobienkienthuc.doimoisangtao.vn. Đây cũng là địa chỉ giới thiệu các chủ đề phổ biến kiến thức trực tuyến và trực tiếp do Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với các đối tác tổ chức đồng thời là địa chỉ ghi nhận, tổng hợp các nhu cầu bổ sung kiến thức của cộng đồng về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Thông tin chi tiết liên hệ: 028.3825.8857 – truyenthong@cesti.gov.vn.