Đầu ra của bất cứ hệ thống sản xuất nào không chỉ phụ thuộc vào mức độ tự động, trình độ công nghệ, kiến thức, kỹ năng, tay nghề, tính sáng tạo, sự tận tâm, tinh thần/thái độ làm việc, lòng yêu nghề của người công nhân trực tiếp sản xuất mà còn phụ thuộc vào năng lực của người quản lý, điều hành. Không có sự thành công nào là thành quả cá nhân mà đều là kết quả từ sự nỗ lưc của tập thể (Robert B. Maddux).

Tùy theo tính chất công việc, qui mô của tổ chức, đặc thù của doanh nghiệp mà hình thành nên các phòng ban chức năng, nhóm làm việc tương ứng với nhiệm vụ được giao. Hiệu quả hoạt động của một tổ chức/doanh nghiệp phụ thuộc vào hiệu quả làm việc của các nhóm/phòng ban chức năng. Nói một cách cụ thể hơn, tinh thần làm việc theo nhóm và năng suất luôn song hành cùng nhau. Quản lý giỏi là người phải biết cách tập hợp mọi người trong nhóm, xây dựng phương thức làm việc sao cho mọi thành viên có thể phát huy điểm mạnh cũng như bù đắp điểm yếu của nhau.

Việc thành lập nhóm được thực hiện thông qua 4 bước như sau:

Bước 1. Thành lập nhóm (Forming)

Quá trình thành lập nhóm nên tạo tâm lý thích thú, lạc quan, tự hào để tránh xu hướng chống đối lại sự thay đổi/tập thể hoặc có thái độ e dè, nghi ngờ lẫn nhau hoặc cảm giác hoài nghi, tạo khoảng cách giữa các thành viên. Nên trao đổi rõ để tránh sự than phiền, bất hợp tác với nhau hoặc thiếu thiện chí, không cam kết gắn bó với nhóm.

Bước 2. Sóng gió (Storming)

Sau khi thành lập nhóm và đi vào triển khai nhiệm vụ thường xảy ra những tình huống chống đối lại các nhiệm vụ và phương pháp làm việc mới. Các thành viên có thể thay đổi thái độ, bày tỏ quan điểm cá nhân mạnh mẽ hoặc thể hiện tâm lý chán nản, thất vọng, mất kiên nhẫn, thách thức. Thậm chí giữa các thành viên có thể xảy ra những tranh cãi nhau, ít lắng nghe hoặc hình thành nên các phe phái mâu thuẫn nhau, xuất hiện các luật ngầm gây mất đoàn kết, làm căng thẳng tinh thần của mọi người, đố kỵ, ganh ghét, nghi ngờ lẫn nhau, nghi ngờ mục đích thành lập nhóm.

Bước 3. Hoàn thiện (Norming)

Ở bước này, các thành viên trong nhóm bắt đầu gắn kết trên tinh thần vì mục tiêu chung. Thậm chí là thừa nhận, hài lòng và cởi mở với tập thể mới, lắng nghe nhau, phối hợp chặt chẽ trong công việc. Nhóm bắt đầu làm việc trên cơ sở lòng tin, thảo luận và chia sẻ thông tin cần thiết cho hoạt động nhóm một cách chân thành. Đề cao tinh thần làm việc nhóm, mọi trao đổi, góp ý phản biện đều dựa trên tinh thần xây dựng lẫn nhau, tuyệt đối tuân thủ các nguyên tắc làm việc nhóm.

Bước 4. Trưởng thành (Perform)

Ở bước này, các thành viên đã hiểu rõ từng nguyên tắc, quá trình làm việc của nhóm, nhận thức được sở trường, sở đoản của nhau để phối hợp một cách nhịp nhàng, hiệu quả. Đồng thời các thành viên đã chủ động để tự ngăn ngừa, tự giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm một cách tự giác, cảm giác hài lòng, thái độ gắn kết đội nhóm rõ rệt. Bước này, các thành viên cũng đã có quan hệ tốt hơn, dễ chấp nhân các quan điểm khác nhau, cởi mở và tin tưởng. Do vậy, nhóm hoạt động rất hiệu quả.

Vai trò của người quản lý qua từng giai đoạn

Giai đoạn 1: Thành lập nhóm

Ở giai đoạn này, người quản lý cần đề ra chuẩn mực, lựa chọn thành viên (kỹ năng chuyên môn, kỹ năng làm việc theo nhóm). Xác định mục tiêu: Phổ biến mục đích và mục tiêu của nhóm đồng thời hướng dẫn thực hiện và xây dựng phương thức chia sẻ thông tin hiệu quả, khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên, xây dựng hình ảnh đặc trưng của nhóm.

Giai đoạn 2: Sóng gió

Ở giai đoạn này, các thành viên muốn khẳng định mình. Đây là giai đoạn của sự tìm tòi và khám phá, khuyến khích tranh luận thẳng thắn, tránh để xảy ra tình trạng thắng-thua, tốt nhất là trên tinh thần Win – Win. Người quản lý nên giải quyết mâu thuẫn trên cơ sở công việc, không phải trên cơ sở tính cách cá nhân và hướng nhóm đến tầm quan trọng của mục tiêu chung.

Giai đoạn 3: Hoàn thiện

Ở bước này người quản lý cần xác lập các chuẩn mực, qui tắc đúng đắn đồng thời xây dựng kế hoạch cho nhóm, phổ biến và cập nhật thường xuyên.

Giai đoạn 4: Trưởng thành

Ở giai đoạn này, người quản lý cần kiểm soát năng suất và chất lượng công việc, tìm kiếm thử thách và mục tiêu mới cũng như cải tiến cách thức thực hiện công việc (nếu cần).

Có thể nói, yếu tố làm việc theo đội nhóm có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Các đội nhóm làm việc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng, tăng năng lực cạnh tranh. Do vậy, vai trò của người quản lý nhóm rất quan trọng. Doanh nghiệp nên chọn những người quản lý nhóm có các tố chất như: khả năng gây ảnh hưởng đến người khác, khả năng khơi dậy niềm tin nơi người khác, kỹ năng quản lý nhóm, sự kiên định, kỹ năng xử lý xung đột…

Chủ đề Năng suất chất lượng do các chuyên gia chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về năng suất chất lượng để áp dụng vào cuộc sống và công việc của mỗi cá nhân, tổ chức.

Chi tiết truy cập: https://phobienkienthuc.doimoisangtao.vn, đây cũng là địa chỉ giới thiệu các chủ đề phổ biến kiến thức trực tuyến và trực tiếp do Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với các đối tác tổ chức đồng thời là địa chỉ ghi nhận, tổng hợp các nhu cầu bổ sung kiến thức của cộng đồng về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Thông tin chi tiết liên hệ: 028.3825.8857 – truyenthong@cesti.gov.vn.