Kaizen là một trong những công cụ hiệu quả nhằm nâng cao năng suất chất lượng. Nó được biết tới như là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật. Công cụ này đã được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng thành công, trong đó có các doanh nghiệp của Việt Nam. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai - liên tục và zen - cải tiến, nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Tinh thần triết lý Kaizen là hành trình bền bỉ triển khai “tích tiểu thành đại”. Bắt đầu với những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ ở từng bộ phận, tích luỹ theo thời gian để tạo sự thay đổi lớn rõ rệt. Do vậy, khi triển khai Kaizen cần có sự tham gia, của tất cả mọi người với tinh thần cái gì và ở đâu cũng có thể cải tiến được. Và dưới đây là 8 bước triển khai Kazen trong doanh nghiệp.

Bước 1: Lựa chọn chủ đề

Chúng ta đều biết rằng, trong vận hành doanh nghiệp, tổ chức, chúng ta có vô số các vấn đề cần quan tâm, cần cải tiến, cải thiện để ngày càng đáp ứng nhu cầu của khách hàng là tăng chất lượng sản phẩm, giảm giá thành và giao hàng nhanh hơn, ít hơn mỗi lần giao. Dẫu vậy, chúng ta dường như khó có thể cùng lúc tiến hành cải tiến ở hầu hết mọi khâu của quy trình sản xuất hoặc mọi bộ phận. Do vậy, để triển khai Kaizen trước hết cần lựa chọn chủ đề triển khai trong rất nhiều vấn đề mà doanh nghiệp đang quan tâm.

Bước 2: Tìm hiểu thực trạng hiện tại và xác định mục tiêu

Sau khi lựa chọn được chủ đề, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ thực trạng của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó sẽ xác định mục tiêu của việc triển khai. Và việc xác định mục tiêu nên tuân thủ theo tiêu chí SMART, tức là một mục tiêu mang tính cụ thể (S-Specific), đo lường được (M-Mesurable), có khả năng thực hiện (A-Achievable), mang tính thực tế (R-Realistic) và có giới hạn thời gian (T-Timetable). Dựa vào đó chúng ta mới có thể đánh giá, đo lường việc đạt mục tiêu theo định kỳ.

Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Quá trình tìm hiểu thực trạng, doanh nghiệp nên có những thu thập thông tin thật kỹ, mang tính tổng hợp, toàn diện. Bên cạnh đó nên thu thập các số liệu liên quan. Qua đó, phân tích các thông số để xác định nguyên nhân gốc rễ là từ đâu.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu

Sau khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi trao đổi để cùng nhau đề xuất các ý tưởng, giải pháp giải quyết. Đây cũng chính là thời điểm doanh nghiệp khuyến khích và động viên sự sáng tạo của mỗi nhân viên để tìm ra giải pháp hiệu quả nhất.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Sau khi doanh nghiệp tìm ra giải pháp. Hãy lên kế hoạch triển khai chi tiết, trong đó nên có những hoạt động giám sát, đo lường định kỳ để đánh giá hiệu quả. Chúng ta có thể triển khai ngay nhưng cũng có thể chỉ triển khai thí điểm hoặc triển khai từng bước nhỏ sau đó mới áp dụng rộng.

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Trong suốt quá trình triển khai giải pháp, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát đồng thời động viên, khuyến khích và nhắc nhở các thành viên liên quan kiên trì triển khai áp dụng. Kết quả thu thập được so sánh với mục tiêu đề ra, từ đó có những theo dõi hoặc điều chỉnh phù hợp để đạt được kết quả so với mục tiêu ban đầu.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Quá trình triển khai thực tế so với kế hoạch dự kiến ban đầu thường ít nhiều sẽ có những khác biệt. Chẳng hạn sẽ có những ưu điểm thuận lợi hơn nhưng cũng sẽ phát sinh những hạn chế, nhược điểm. Nếu xuất hiện những nhược điểm, cần kịp thời điều chỉnh để đạt được đúng tinh thần Kaizen trong doanh nghiệp. 

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.

Khi giải pháp triển khai đã đi vào ổn định, cũng chính là thời điểm doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1. Từ đó, một lần nữa xác định các vấn đề mới và tìm ra giải pháp, triển khai vào thực tế.

Mặc dù để triển khai KAIZEN thành công không dễ vì nó đòi hỏi sự cam kết và kiên trì của lãnh đạo cũng như tất cả các thành viên trong một tập thể. Nhưng với những lợi ích mà KAIZEN mang lại, rất nhiều các công ty, tập đoàn đã quyết liệt triển khai bởi nó mang lại những giá trị như: Tích lũy các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn; Giảm các lãng phí, tăng năng suất; Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; Tạo tinh thần đoàn kết, làm viêc tập thể; Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí. Bên cạnh đó việc triển khai KAIZEN cũng là một nét đặc trưng góp phần xây dựng văn hoá công ty. Qua đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tăng năng suất chất lượng và tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Chủ đề Năng suất chất lượng do các chuyên gia chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về năng suất chất lượng để áp dụng vào cuộc sống và công việc của mỗi cá nhân, tổ chức.

Chi tiết truy cập: https://phobienkienthuc.doimoisangtao.vn, đây cũng là địa chỉ giới thiệu các chủ đề phổ biến kiến thức trực tuyến và trực tiếp do Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với các đối tác tổ chức đồng thời là địa chỉ ghi nhận, tổng hợp các nhu cầu bổ sung kiến thức của cộng đồng về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Thông tin chi tiết liên hệ: 028.3825.8857 – truyenthong@cesti.gov.vn.