KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, KAIZEN được ghép từ “KAI” – ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “ZEN” – “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”. KAIZEN là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc.

Với cách hiểu trên, có thể thấy KAIZEN có một số đặc điểm như: KAIZEN là một quá trình cải tiến liên tục tại nơi làm việc. KAIZEN tập trung vào mục đích nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí đồng thời KAIZEN được triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo. Và do yêu cầu có sự tham gia của mọi thành viên, kể cả lãnh đạo nên ứng dụng KAIZEN mang tính hoạt động, làm việc nhóm rất cao. Trong quá trình triển khai KAIZEN, việc thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu với bất kỳ đơn vị nào muốn triển khai thành công KAIZEN. Việc triển khai KAIZEN có những đặc trưng cốt lõi mang triết lý KAIZEN như sau:

1. Định hướng khách hàng

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng hàng đầu trong triển khai KAIZEN. Mặc dù công cụ KAIZEN chủ yếu tập trung triển khai trong nội bộ với những cải tiến liên tục, thường xuyên, quản trị chất lượng sản phẩm, dịch vụ…Nhưng mục đích cao nhất, mục đích cuối cùng của công cụ này vẫn là hướng tới khách hành, thoả mãn nhu cầu khách hàng cũng như những đòi hỏi ngày càng khắt khe của thị trường. Với triết lý này, KAIZEN góp phần tạo nên sự ổn định như là một cam kết về chất lượng của sản phẩm dành cho khách hàng. Qua đó giúp khách hàng có sự tin tưởng vào chất lượng và giá trị của sản phẩm, dịch vụ.

2. Liên tục cải tiến

Với triết lý này, khi bạn hoàn thành một công việc điều đó không có nghĩa là kết thúc hoàn toàn mà chỉ là kết thúc một giai đoạn trước khi bắt đầu một giai đoạn khác trong một chuỗi sản xuất. Người lao động cần ý thức được rằng khách hàng luôn luôn và mỗi ngày có đòi hỏi cao hơn, nhiều hơn về các sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang phục vụ. Do vậy, theo triết lý KAIZEN, mỗi người lao động cần chuẩn bị tâm thế sẵn sàng, liên tục cải tiến sản phẩm, dịch vụ hiện tại để ngày càng mang lại giá trị nhiều hơn cho khách hàng. Việc này cần được thực hiện liên tục, thường xuyên và có kế hoạch rõ ràng.

3. Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”

Mỗi cá nhân khi làm việc cần thể hiện tinh thần thái độ trách nhiệm cao nhất. Nên chủ động, tự giác triển khai công việc cũng như chịu trách nhiệm với công việc được giao. Khi có những khó khăn, sự cố quá tầm kiểm soát cần kịp thời báo cáo để được hỗ trợ. Cá nhân chịu trách nhiệm với những công việc mình được giao và quản lý chịu trách nhiệm với kết quả của đơn vị, tổ, đội mình được giao quản lý.

4. Thúc đẩy môi trường văn hóa mở

Môi trường văn hoá cởi mở sẽ không chỉ giúp cho mỗi thành viên trong một tập thể gắn bó, phối hợp, hợp tác với nhau tốt hơn, nâng cao hiệu quả công việc hơn. Sự cởi mở còn góp phần chia sẻ thông tin xuyên suốt, rõ ràng và tạo môi trường thoải mái thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới.

5. Phương pháp làm việc theo nhóm

Xây dựng tinh thần làm việc đội nhóm hiệu quả là một phần quan trọng trong công ty. Mỗi nhóm sẽ được giao những đề bài riêng và có sự phân công rõ ràng cho mỗi thành viên bởi trưởng nhóm. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả.

6. Quản lý theo chức năng chéo

 Theo nguyên tắc này, các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hơp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty.

7. Nuôi dưỡng “Quan hệ hữu hảo”

Việc nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo” không chỉ giúp cho thông tin trong đơn vị được thông suốt giữa các cá nhân, tổ nhóm, phòng ban mà còn tạo sự gắn kết giữa mỗi thành viên với công ty. Qua đó khuyến khích sự tham gia đóng góp của các cá nhân ngày càng nhiều hơn.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác

Việc rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác là một trong những đặc tính rất phổ biến của người Nhật. Với đặc tính này, trong sản xuất, họ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, đặc biệt là đảm bảo chất lượng một cách ổn định. Qua đó tính kỷ luật, tự giác giúp cho họ mang lại giá trị phục vụ khách hàng tốt hơn, phụng sự cộng đồng, xã hội tốt hơn. Và đây cũng chính là tinh thần của Kaizen.

9. Thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trong hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại; thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng. Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạt được mục tiêu cao nhất.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên thông qua tổng hợp các phương pháp gồm: Đào tạo đa kỹ năng; khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc; Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc; …

Chủ đề Năng suất chất lượng do các chuyên gia chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về năng suất chất lượng để áp dụng vào cuộc sống và công việc của mỗi cá nhân, tổ chức.

Chi tiết truy cập: https://phobienkienthuc.doimoisangtao.vn, đây cũng là địa chỉ giới thiệu các chủ đề phổ biến kiến thức trực tuyến và trực tiếp do Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM phối hợp với các đối tác tổ chức đồng thời là địa chỉ ghi nhận, tổng hợp các nhu cầu bổ sung kiến thức của cộng đồng về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Thông tin chi tiết liên hệ: 028.3825.8857 – truyenthong@cesti.gov.vn.